Aufbewahrungsfristen für private Unterlagen

Für Privatpersonen gelten nicht die Aufbewahrungsfristen nach Handels- oder Steuerrecht.  Dennoch empfiehlt sich, bei gewissen privaten Unterlagen eine Aufbewahrungsfrist einzuhalten. Dies betrifft beispielsweise Belege, die zu einer Steuererklärung gehören oder Rechnungen und Mietverträge. Der VerbraucherService Bayern gibt Empfehlungen anhand von Checklisten.

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Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Die Aufbewahrungsfrist für private Unterlagen beginnt am Ende des Kalenderjahres, in welchem die Rechnung ausgestellt oder der Vertrag abgeschlossen wurde. Liegt beispielsweise eine Rechnung mit dem Datum 25. Juli 2025 vor, beginnt die Aufbewahrungspflicht am 1. Januar 2026.  

Unterlagen, die dauerhaft aufbewahrt werden sollten:

• Standesamtliche Urkunden: Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Sterbeurkunden, Scheidungsbeschluss
• Zeugnisse: Schul- und Hochschulzeugnisse, Berufsabschlüsse, Arbeitszeugnisse
• Belege über Wohneigentum: Kaufverträge, Kreditunterlagen und Grundbuchauszüge zu Immobilien
• Erbscheine
• Nachweise zur Altersvorsorge
• Sparbücher, Sparpläne, Aktien und Wertpapiere in Papierform
• Lebensversicherungspolicen
• Ärztliche Gutachten & Behandlungsunterlagen: Je nach Relevanz sollten Verbraucher*innen diese dauerhaft aufbewahren, denn bei den behandelnden Ärzten endet die Aufbewahrungsfrist bereits nach zehn Jahren. Dementsprechend werden Ihre Unterlagen zu ihren Behandlungen endgültig vernichtet werden. Bedenken Sie dies beispielsweise bei Operationen und chronischen Erkrankungen, Arztbriefen, Abrechnungen von privaten Krankenkassen und den Impfpass.
• Patientenverfügung, Vorsorgevollmacht, Betreuungsverfügung
• Testament: Bei einem notariellen öffentlichen Testament wird nach der Beurkundung das Testament in die amtliche Verwahrung gegeben. Haben Sie ein eigenhändiges, selbst geschriebenes Testament (mit Unterschrift) dürfen Sie den Verwahrungsort selbst wählen oder die Option auf eine amtliche Verwahrung bei einem Nachlassgericht in Anspruch nehmen.

Mindestens bis Rentenbeginn aufzubewahrende Unterlagen:

• Unterlagen zur Rentenberechnung
• Sozialversicherungsnachweis
• Arbeitsverträge
• Kündigungen
• Gehaltsabrechnungen und Lohnsteuerbescheinigungen: Diese werden vor allem zur Berechnung von Rentenansprüchen benötigt und dienen ebenso zum Nachweis der Arbeitsverhältnisse und Betriebsrentenzahlungen.

30 Jahre:

Erst nach 30 Jahren verjähren gemäß §197 BGB:

• Gerichtsurteile
• vollstreckbare Vergleiche oder vollstreckbare Urkunden
• Ansprüche, die in einem Insolvenzverfahren erfolgte Feststellung vollstreckbar wurden
• Ansprüche auf Erstattung der Kosten der Zwangsvollstreckung

Zehn Jahre: 

• Steuerbescheid: Den Steuerbescheid sollten Verbraucher*innen mindestens zehn Jahre archivieren. Falls zukünftig staatliche Förderungen eingeführt werden, ist ein Nachweis leichter erbringbar.
• Für Selbstständige und Freiberufler gilt eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.

Sechs Jahre:

Die Abgabenordnung regelt in §147a die Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren für folgende Unterlagen:

• Eigentümer und private Vermieter müssen die Rechnungen von Dienstleistern und Handwerkern sechs Jahre aufbewahren.
• Nur ab einem Einkommen von 500.000 Euro: Steuerbescheide und die dazu eingereichten Steuerunterlagen

Fünf Jahre:

• Handwerkerrechnungen für die Errichtung von Bauwerken: Heben Sie diese Rechnungen aus Gründen der Gewährleistung fünf Jahre auf, denn bei Werkverträgen nach dem BGB verjähren die Mängelrechte erst fünf Jahre nach der Abnahme (§634a Verjährung der Mängelansprüche). Sollte es zu einem Verfahren daraus kommen, müssen die Unterlagen auch danach noch verfügbar sein.

Vier Jahre:

• Steuerunterlagen: Manchmal werden Steuerbescheide mit einem Vorläufigkeitsvermerk versandt. Archivieren Sie deshalb Ihre dazugehörigen Belege für den Fall, dass sich später noch Änderungen ergeben. Auch als Nachweis des Einkommens können diese Bescheide notwendig werden, wie zum Beispiel bei Förderprogrammen des Staates.

Drei Jahre:

• Kontoauszüge & Überweisungen: Sie dienen zum einen als Beleg für Anschaffungen. Zum anderen können Verbraucher*innen damit wiederkehrende Zahlungen nachweisen. Nach drei Jahren können sie vernichtet werden, weil die Verjährungsfrist endet.
• Mietverträge, Übergabeprotokolle, Nebenkostenabrechnungen, Kautionsnachweise: Aufgrund der Verjährungsfrist sollten Mieter diese Unterlagen drei Jahre aufbewahren, nachdem das Mietverhältnis geendet hat oder ausgezogen sind. Für Vermieter gilt die Frist von sechs Jahren zum Nachweis.
• Verträge und Kündigungen zu Abonnements: Vor allem die Kündigungen sollten Verbraucher*innen nach Beendigung der Laufzeit noch drei Jahre aufbewahren.
• Versicherungspolicen: Behalten Sie diese am besten drei Jahre nach Ablauf der Versicherungsdauer.

Zwei Jahre:

Im Umsatzsteuergesetz regelt der Paragraph 14b Abs. 1 S.5 Nr.1 die Aufbewahrungspflicht für private Dokumente wie Rechnungen und Belege über steuerpflichtige Leistungen. Um die Schwarzarbeit zu bekämpfen, hat der Gesetzgeber hier eine zweijährige Aufbewahrungspflicht für Rechnungs- und Zahlungsbelege bei Privatpersonen eingeführt.

• Handwerkerrechnungen
• Rechnungen
• Kaufverträge
• Kassenbons und Garantieunterlagen: Grundsätzlich gilt die Empfehlung, die Unterlagen so lange aufzubewahren, wie eine Gewährleistungs- oder Garantiedauerdauer vorliegt.
• Gewährleistung §438 BGB: Gilt zwei Jahre ab Übergabe der Sache
• Garantie §443 BGB: freiwillige Leistung des Herstellers bzw. Händler --> Kann somit auch über die gesetzliche Zeit der Gewährleistung hinausgehen.

Für die gesamte Gebrauchsdauer:

• Belege über Möbel, Elektronik oder Schmuck oder weitere hochwertige Anschaffungen, die im Schadensfall als Wertnachweis für die Hausratversicherung dienen.

Für die gesamte Anlagezeit:

• Unterlagen zum Depot, Orderbücher für das Handeln mit Aktien, ETFs und anderen Wertpapieren sollten Sie so lange aufbewahren, wie das Investment läuft. Gleiches gilt für das Sparen, wie z. B.  Tagesgeld, Festgeld oder Sparbücher und die dazugehörigen Verträge. Banken, Broker und weiter Anbieter müssen Ihre Unterlagen nur für einen gewissen Zeitraum (in der Regel zehn Jahre) archivieren. Auf der sicheren Seite sind Verbraucher*innen, wenn Sie diese privat gut aufbewahren.