Nebenkosten steigen, Betriebskostenabrechnung prüfen

Aufgrund der Energiekrise erhöhen derzeit viele Vermieter*innen die Vorauszahlungen der Heiz- und Betriebskosten. Der Gesetzgeber schreibt jedoch einige Bedingungen fest, die erfüllt sein müssen, bevor dies rechtens ist. Daneben lohnt sich eine genaue Prüfung der Betriebskostenabrechnung, da diese zahlreiche Fehlerquellen birgt.

Mieter*innen müssen für die Nebenkosten grundsätzlich nur dann aufkommen, wenn im Mietvertrag eine Vereinbarung besteht, dass die Nebenkosten nicht von der Miete erfasst und gesondert zu bezahlen sind.

Erhöhung der Heiz- und Betriebskosten-Vorauszahlung

Im gegenseitigen Einverständnis von Mieter*innen und Vermieter*innen ist eine Erhöhung der Heiz- und Betriebskosten-Vorauszahlung jederzeit möglich. Angesichts der rasant steigenden Energiepreise ist eine gemeinsam vereinbarte monatliche Erhöhung gegebenenfalls sogar leichter zu verkraften als eine einmalige hohe Nachzahlung.

Eine einseitige Anpassung durch den Vermieter darf dagegen nur nach einer formell und inhaltlich korrekten Betriebskostenabrechnung erfolgen. Stellt sich bei der jährlichen Abrechnung heraus, dass eine hohe Nachzahlung fällig ist, so besteht die Möglichkeit, dass die monatliche Vorauszahlung in angemessener Höhe erhöht wird, dies wäre ein zwölftel des errechneten Nachzahlungsbetrages. Die Ankündigung der Erhöhung ist in Textform an den Mieter zu richten, eine mündliche Mitteilung ist nicht wirksam. Wurde für die Erhöhung kein genauer Zeitpunkt festgelegt, ist die Leistung sofort, also bereits bei der nächsten Miete fällig. Eine rückwirkende Erhöhung sieht der Gesetzgeber nicht vor, sie gilt grundsätzlich erst mit der Ankündigung. Akzeptiert der Mieter eine wirksame Erhöhung der Betriebskostenvorauszahlung nicht und leistet auch keine Zahlungen, gerät er in Zahlungsverzug. Summieren sich die Rückstände auf zwei Monatsmieten, hat der Vermieter das Recht, eine fristlose Kündigung aussprechen, eine vorherige Abmahnung ist dabei nicht zwingend notwendig.

Mindestanforderung an eine korrekte Nebenkostenabrechnung

Bei einer Nebenkostenabrechnung gilt es zwischen inhaltlichen und formellen Anforderungen zu unterscheiden. Dies ist insofern wichtig, da ein Verstoß gegen die jeweilige Anforderung zu unterschiedlichen Rechtsfolgen führt.

Häufige formale Fehler der Nebenkostenabrechnung

• Falscher Absender: In der Abrechnung muss ersichtlich sein, dass diese vom Vermieter stammt. Dies beinhaltet mindestens seine Adresse im Briefkopf. Erstellt die Hausverwaltung oder ein anderer Vertreter, der bisher noch nicht in Erscheinung trat, die Abrechnung, ist eine entsprechende Vollmacht beizulegen.
• Falscher Adressat: Die Nebenkostenabrechnung ist ordnungsgemäß an den Mieter zu adressieren. Bei mehreren Mietern genügt die Adressierung an einen Mieter.
• Falsches Abrechnungsobjekt: Das Abrechnungsobjekt ist eindeutig mit Anschrift, Lage der Wohnung im Haus und Wohnungsnummer zu bezeichnen.
• Mangelnde Nachvollziehbarkeit: Die Abrechnung muss für einen durchschnittlich gebildeten Mieter, der weder juristisch noch betriebswirtschaftlich geschult ist, in seinen Einzelangaben so klar und verständlich sein, dass er sie nachvollziehen und den Saldo überprüfen kann.
• Einnahmen und Ausgaben: Die Abrechnung muss eine gesonderte Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthalten. Bei mehreren Wohneinheiten ist zudem die Zusammenstellung der Gesamtkosten für jede Nebenkostenart mit Ausweis des umlagefähigen Anteils, die Verteilerschlüssel, die Anteile des Mieters, sowie der Abzug geleisteter Vorauszahlungen aufzuführen.
• Falscher Abrechnungszeitraum: Der Abrechnungszeitraum beträgt grundsätzlich zwölf Monate. Abweichungen sind nur in Ausnahmefällen zulässig. Beispielsweise kann ein Ein- oder Auszug eine Ausnahme begründen, so dass ein kürzerer Zeitraum als ein Jahr beim Mieter abgerechnet wird. Jedoch darf der Abrechnungszeitraum nie länger als ein Jahr sein. Beginn und Ende des Abrechnungszeitraums sind in der Regel im Mietvertrag vereinbart und müssen nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmen, beispielsweise ist auch ein Zeitraum vom 1. Juli bis zum 30. Juni des Folgejahres möglich.

Wichtige Fristen für Mieter*innen

Die Nebenkostenabrechnung muss grundsätzlich spätestens ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter vorliegen. Dies ist eine Ausschlussfrist, das bedeutet, eine schuldhaft vom Vermieter verspätete Abrechnung kann eine Nachforderung nicht mehr begründen, der Mieter muss diese also nicht bezahlen. Ein etwaiges Guthaben des Mieters ist davon nicht betroffen und immer auszahlbar.

Die Unterscheidung zwischen formellen und inhaltlichen Fehlern hat bei dieser Frist entscheidende Bedeutung: Liegt eine formell fehlerhafte Abrechnung vor, die aber innerhalb der Abrechnungsfrist beim Mieter zuging, kann diese auch nur innerhalb der Frist korrigiert werden. Handelt es sich jedoch um einen inhaltlichen Fehler, ist es dem Vermieter gestattet, auch nach Ende der Abrechnungsfrist diese eingeschränkt zu korrigieren. Die Korrektur nach der Abrechnungsfrist darf nicht zu Lasten des Mieters gehen. Ergibt sich nach der Korrektur ein höherer Nachzahlungsbetrag, kann der Vermieter diesen nach Ablauf der Abrechnungsfrist nicht mehr wirksam vom Mieter fordern, soweit der Vermieter den Fehler zu vertreten hat. Dies gilt selbst bei einem fälschlicherweise für den Mieter ausgewiesenem Guthaben, dieses kann nach der Abrechnungsfrist nicht mehr verringert werden.

Sind die formellen Anforderungen erfüllt, gilt es weiter zu prüfen, ob die Abrechnung inhaltlich korrekt ist. Ein inhaltlicher Fehler liegt vor, wenn die aufgeführten Rechnungsposten dem Grunde nach oder in der Höhe nicht stimmen. Prüfen Sie deshalb, ob alle auferlegten Kosten auch als Nebenkosten geltend gemacht werden dürfen.

Die Betriebskostenverordnung legt fest, welche Kostenarten auf die Mieter*innen umgelegt werden dürfen. Im Mietvertrag reicht es aus, wenn auf die Betriebskosten hingewiesen wird.

Häufige inhaltliche Fehler der Nebenkostenabrechnung

Die Nebenkostenabrechnung darf nur umlegbare Posten enthalten.

Folgende Leistungen aus dem Betriebskostenkatalog dürfen gefordert werden:

• Die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks, zum Beispiel Grundsteuer, nicht aber die Grunderwerbssteuer. Zahlt der Vermieter durch einen Gewerbebetrieb im Haus erheblich mehr Grundsteuer, dann sind die Gesamtkosten der Grundsteuer entsprechend zu kürzen, bevor sie auf die Privatwohnungen der Mieter umzulegen sind.
• Die Kosten der Wasserversorgung. Dazu gehören die Wasserverbrauchskosten nach Zählerstand sowie die Grundgebühr, die Anmietung und der Betriebsstrom von Wasserzählern, deren Eichung, die Wartung, die Kosten der Erfassung und die Aufteilung des Verbrauchs.
• Die Kosten der Entwässerung. Abrechenbar sind Entwässerungsgebühren oder die Kosten einer Entwässerungsanlage.
• Die Kosten für die Heizung des Zentralheizungsbetriebs einschließlich der Abgasanlage und die Eichkosten. Bei Fernwärme der Wärmepreis. Auch Wartungs- und Reinigungskosten einer Etagenheizung sind umlagefähig. Kosten der Gerätemiete zur Verbrauchserfassung. Sind in den Wohnungen Gasetagenheizungen installiert, so sind auch deren Reinigungs- und Wartungskosten umlagefähig.
• Die Kosten für Warmwasser.  Es dürfen die Betriebskosten für die zentrale Erwärmung des Wassers sowie die Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten berechnet werden.
• Die Kosten für Verbundsysteme. Kommt die Wärme für Heizung und Warmwasser aus einer zentralen Anlage, sind die Brennstoffkosten umlagefähig. Sie sind rechnerisch zu trennen. Hier gelten einige Besonderheiten aus der Heizkostenverordnung.
• Die Kosten für den Betrieb des Personen- und Lastenaufzugs. Umlagefähig sind der Betriebsstrom, Aufsicht, Überwachung und Wartung. Eine Umlage von Instandsetzungs- und Verwaltungskosten ist allerdings nicht möglich. Besteht ein Vollwartungsvertrag, der neben der Wartung auch die Reparatur vorsieht, dann sind 30 Prozent bis 50 Prozent für angefallene Reparaturen herauszurechnen.
• Die Kosten für Straßenreinigung und Müllbeseitigung. Es zählen dazu auch die Ausgaben für die Schnee- und Eisbeseitigung. Gelegentlich anfallende Kosten wie für Gartenabfall oder Entrümpelung sind nur dann umlagefähig, wenn diese keinem individuellen Verursacher zugerechnet werden können. Auch die Betriebskosten für Müllschlucker oder Müllkompressoranlagen sind umlagefähig. Wird der Sperrmüll regelmäßig also jährlich oder in größeren Abständen beseitigt, dürfen Vermieter*innen auch diese Kosten umlegen.
• Die Kosten für Gebäudereinigung und Ungezieferbeseitigung eines Reinigungs-unternehmens, sowie die Putzmittelkosten sind umlagefähig. Übernimmt der Hausmeister die Reinigung, sind die Kosten dafür bei den Personalkosten abzurechnen. Sie dürfen nicht zweimal angesetzt werden. Putzt der Mieter selbst, kann der Vermieter keine Ausgaben für die Reinigung durch eine Fremdfirma auf die Mieter umlegen.
• Die Sach- und Personalkosten für die Garten- und Spielplatzpflege sind umlagefähig. Übernimmt dies der Hausmeister, so müssen Vermieter*innen die Ausgaben dementsprechend kürzen. Wird jedoch ein Garten neu angelegt oder Gehwege erneuert, sind das Instandhaltungskosten, die der Vermieter allein zu tragen hat.
• Die Stromkosten für die Beleuchtung von Treppenhaus, Gemeinschaftsräumen und Außenbereich sind auf den Mieter umlagefähig, nicht jedoch Reparaturkosten.
• Die Kosten für die Kehrgebühren des Schornsteinfegers, soweit sie nicht schon als Heizkosten abgerechnet werden.
• Die Kosten für Versicherungen, dazu gehört die Wohngebäude-, Grundbesitzerhaftpflicht-, Öltank- und Glasversicherung. Private Versicherungen, wie beispielsweise Rechtsschutz-, Hausrat- oder Mietausfallversicherung sind nicht umlagefähig.
• Die Kosten für den Hausmeister. Diese umfassen den Lohn inklusive der Sozialabgaben, aber auch die Beauftragung einer Firma. Führt der Hausmeister Reparaturen durch oder Hausverwaltungsaufgaben, sind diese Kostenanteile herauszurechnen.
• Die Kosten für den Kabelanschluss sind nur für Anlagen, die vor dem 1. Dezember 2021 existiert haben, bis maximal Juni 2024 zu zahlen (Übergangsfrist). Vermieter*innen können den Hausanschluss beim Kabelanbieter mit Wirkung ab dem 1. Juli 2024 kündigen. Kündigt der Vermieter den Vertrag mit dem Anbieter nicht, darf er die TV-Kabelgebühren nicht mehr auf den Mieter umlegen. Die Kosten für den Betriebsstrom der TV – Anlage sind jedoch weiter umlegbar.

Hat der Vermieter erst ab dem 1. Dezember 2021 ein neues Breitbandnetz installiert, dann dürfen ab sofort keine TV – Kabelgebühren als Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden. Nur wenn die neue Anlage vollständig mittels Glasfaser mit einem öffentlichen Netz verbunden ist und der Mieter seinen Anbieter frei wählen kann, sind die Kosten des Betriebsstroms umlagefähig.

• Neu: Kosten für das Glasfaserbereitstellungsentgelt: Wurden neue Glasfaserleitungen verlegt, dann darf das sogenannte Glasfaserbereitstellungsentgelt umgelegt werden. Das Entgelt darf pro Jahr und Wohneinheit maximal 60 Euro betragen und ist auch nur fünf Jahre zu zahlen. Reicht dies nicht zur Refinanzierung aus, besteht die Möglichkeit, die Umlage auf bis zu neun Jahren zu erweitern.
• Die Kosten für Strom, Wartung und Reinigung des gemeinsamen Wäscheraums: Wurden die Wasserkosten nicht schon unter „Wasserversorgung“ verbucht, dann dürfen  diese Kosten aufgeführt werden. Auch die Kosten für Trockner und Bügelautomaten sind umlegbar.
• Sollen sonstige Betriebskosten umgelegt werden, sind sie konkret im Mietvertrag zu benennen, zum Beispiel Dachrinnenreinigung. Zudem muss es sich um regelmäßig wiederkehrende und notwendige Kosten handeln, die dem Vermieter durch das Eigentum oder den Gebrauch der Immobilie entstehen. Im Einzelfall kann das umstritten sein.

Die Kosten für Rauchmelder dürfen nicht in der Betriebskostenabrechnung erhoben werden, weder die Mietkosten noch die Anschaffungskosten. Entscheidung vom BGH ( Az.VIII ZR 379/20). Wurden die Rauchwarnmelder gekauft, darf der Vermieter die Miete erhöhen.

Recht auf Belegeinsicht für Mieter*innen

Um die einzelnen Posten genau zu überprüfen, haben Mieter*innen das Recht, die Belege beim Vermieter einzusehen und sich vor Ort Kopien von umstrittenen oder auffälligen Rechnungen zu machen. Auf Wunsch des Mieters können die Belege auch übersandt werden, die Kosten für die Kopien trägt jedoch der Mieter.

Weitere wichtige Merkmale der Nebenkostenabrechnung

Leerstand: Stand während des Abrechnungszeitraums eine Wohnung im Hause ganz oder teilweise leer, so hat der Vermieter die Betriebskosten dafür zu übernehmen und darf sie nicht auf die anderen Mietparteien umlegen.

Reparatur- und Verwaltungskosten: Nicht umlagefähig sind Reparaturen im Haus oder im Garten sowie die Verwaltungskosten des Vermieters. Führte der Hausmeister beispielsweise diese Arbeiten aus, kann der Vermieter nicht alle Lohnkosten auf die Mieter umlegen.

Gewerberäume: Sind im Mietobjekt Gewerberäume enthalten, dann muss der Vermieter die darauf entfallenen Betriebskosten gesondert abrechnen, wenn diese zu einer Mehrbelastung der Wohnraummieter führen würde.

Auffällige Kostensteigerungen: Es lohnt sich, die Positionen der aktuellen Abrechnung mit der Vorjahresabrechnung zu vergleichen. Der Vermieter muss nicht immer den billigsten Dienstleister auswählen, er hat aber das Gebot der Wirtschaftlichkeit zu beachten.

Wohnfläche: Es lohnt sich die Fläche der Wohnung nahzumessen, da sich viele Nebenkosten anhand dieser auf die Mieter verteilen.

Verteilerschlüssel: Stimmt der im Mietvertrag auf die einzelnen Betriebskosten vereinbarte Verteilerschlüssel? Gibt es keine Regelung im Mietvertrag, schreibt das Gesetz vor, dass nach Wohnfläche abzurechnen ist. Sind die Kosten von einem erfassten Verbrauch abhängig, ist nach Verbrauch abzurechnen.

Rechte der Mieter*innen bei fehlerhafter Nebenkostenabrechnung

Wurden bei der Überprüfung Fehler festgestellt, ist zu unterscheiden, ob der betreffende Fehler einen formellen Mangel darstellt oder nur die inhaltliche Richtigkeit betrifft. Diese Unterscheidung ist wichtig, da unterschiedliche Rechtsfolgen daran geknüpft sind.

Formelle Fehler? Nebenkostenabrechnungen ungültig

Liegt ein formeller Fehler vor, der sich durch die komplette Abrechnung zieht, liegt sozusagen keine Abrechnung vor. Ein solches Dokument, dass die formellen Anforderungen nicht erfüllt, ist nicht als Abrechnung anzusehen und ist deshalb nicht existent. Bei einem formellen Verstoß steht dem Mieter der Anspruch auf Erstellung einer ordnungsgemäßen Abrechnung zu. Betrifft der formelle Fehler nur einzelne Posten und ist er unschwer aus den restlichen herauszurechnen, liegt nur eine teilweise formelle Unwirksamkeit hinsichtlich dieser Posten vor. Die Abrechnung im Übrigen ist dann wirksam und fällig. Für diese Mängel gibt es keine zu beachtende Einwendungsfristen.

Materielle Fehler? Einwendungsfrist beachten

Bei materiellen, also inhaltlichen Fehlern, gilt eine Einwendungsfrist für den Mieter von grundsätzlich einem Jahr ab Zugang der formell ordnungsgemäßen Abrechnung. Nach dieser Frist können diese Mängel nicht mehr gerügt werden und die Abrechnung wird als richtig erachtet. Liegt ein inhaltlicher Verstoß vor, so ist die fehlerhafte Position herauszurechnen. Ist der Mieter nicht in der Lage, das neue Abrechnungsergebnis selbst zu berechnen, so kann der Mieter vom Vermieter eine Neuberechnung verlangen.

Tipp: Bei festgestellten Fehlern empfiehlt es sich für den Mieter, ein Einwendungsschreiben schriftlich zu verfassen und dem Vermieter beweisbar zuzustellen. In der Einwendungsschrift sind die einzelnen Fehler genau zu beschreiben und zu begründen. Die Beweislast für das tatsächliche Vorliegen eines Fehlers obliegt dem Mieter.

Nachzahlungen

Bis zur Klärung offener Fragen hat der Mieter die Möglichkeit, die Nachforderungen komplett „unter dem Vorbehalt einer Rückforderung“ zu zahlen oder den umstrittenen Anteil der Nachzahlung einzubehalten und den Rest zu überweisen. Handelt es sich um einen hohen Nachzahlungsbetrag oder um zusätzliche Mietrückstände, ist Vorsicht geboten. Häufen sich die Schulden in Höhe von mehr als einer Monatsmiete an, hat der Vermieter die Möglichkeit, dem Mieter zu kündigen.

Wurde die Nachzahlung bereits bezahlt und der Mieter stellt erst im Laufe des Jahres einen Fehler fest, so hindert die Bezahlung den Mieter nicht an der Geltendmachung seiner Rechte und Einwendungen. Die Bezahlung stellt keine Anerkennung der Richtigkeit der Abrechnung dar. Es können daher weiterhin Einwendungen geltend gemacht werden.

Neue Regelungen bei der Heizkostenabrechnung seit Januar 2021

Mit Inkrafttreten der neuen Heizkostenverordnung zum 1. Dezember 2021 sind Umrüst-, Nachrüst- und Informationspflichten eingeführt worden:

Fernablesung: Fernablesbare Messgeräte zur Erfassung des Heiz- und Warmwasserenergieverbrauchs bei Heizkostenabrechnung werden Standard. Zähler und Heizkostenverteiler, die nach dem 1. Dezember 2021 installiert wurden, müssen digital aus der Ferne ablesbar sein und dürfen zudem nur verbaut werden, wenn sie sicher an ein Smart-Meter-Gateway anzubinden sind. In Betrieb befindliche Messgeräte sind in der Regel bis Ende 2026 nachzurüsten oder zu ersetzen. Nur in Ausnahmefällen ist hiervon abzuweichen.

Informationspflichten: Damit Mieter*innen ihren Heiz- und Warmwasserverbrauch besser im Blick behalten können, wurden Informationspflichten neu eingeführt. Seit Januar 2022 müssen monatliche Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen zu Wohneinheiten, in denen bereits fernablesbare Messgeräte installiert sind, bereitgestellt werden. Mindestangaben sind der Verbrauch im letzten Monat in Kilowattstunden und ein Vergleich mit dem Verbrauch des Vormonats und dem Vorjahresmonat. Zudem müssen die Jahresabrechnungen Informationen zum Brennstoffmix und einen Vergleich des aktuellen Energieverbrauchs mit dem Vorjahresverbrauch enthalten. Die damit zusammenhängenden Kosten werden in den meisten fällen auf die Mieter*innen umgelegt.

Kürzungsrecht: Wurden die neuen Vorgaben nicht eingehalten, kann ein Kürzungsrecht in Höhe von drei Prozent bestehen. Bei mehreren Pflichtverstößen summieren sich die Kürzungsrechte.

Zweifeln Sie an der Korrektheit Ihrer Betriebs- oder Heizkostenabrechnung, buchen Sie einen Termin bei uns: Terminbuchung

 

Quellen:

Verbraucherzentrale.de/wissen/energie/heizen

Test.de/nebenkostenabrechnung.So prüfen Mieter die Nebenkostenabrechnung

Vis Bayern , Andrea Estermeier vom 26.08.2020

Ratgeber.immowelt.de/a/betriebskostenvorauszahlungen-richtig erhöhen